Employeur : Située en Normandie, dans le département du Calvados, la ville d’Ifs, avec ses 12 000 habitants, est la troisième commune de la communauté urbaine de Caen la mer. Attractive et idéalement placée aux portes de la ville centre, Caen, Ifs est facilement accessible en voiture et bien desservie par les transports en commun dont le tramway.
Sa forêt de 32 hectares, très appréciée des familles et des sportifs, est l’un des poumons verts du territoire.
La ville propose l’ensemble des services publics à l’attention des habitants, de la petite enfance aux personnes âgées. Labellisée « ville active et sportive », la commune est riche en équipements. Ville de culture et de loisirs, des animations sont proposées toute l’année.
Cadre d’emploi : Catégorie C – Filière administrative – Adjoints administratifs
Durée hebdomadaire : Temps non complet – 28h
Poste à pourvoir : 1er mars 2025
Date limite de candidature : 17 janvier 2025
Poste ouvert aux : non titulaires de droit public
Position du poste
Au sein de la Direction du service Petite Enfance – Éducation – Jeunesse, du service Education en particulier, situé à l’Hôtel de Ville, esplanade François Mitterrand, sous l’autorité de la Responsable Education, l’assistant(e) de gestion administrative recueille et renseigne le public dans son domaine d’activités et assiste la responsable dans ses missions.
Ayant un goût prononcé pour l’accueil du public, vous assurez le remplacement de la responsable en cas d’absence notamment pour l’encaissement des factures liées au service.
Description des missions :
Gestion administrative
- Assurer la gestion des inscriptions scolaires, périscolaires et extrascolaires.
- Assurer le suivi (présence sur l’ensemble des activités) à l’aide d’outils informatiques (bases de données), et de logiciel de gestion.
- Etablir des bilans statistiques périodiques sur les différentes activités.
- Elaborer des outils de communication et diffuser les informations auprès des administrés.
- Préparer les dossiers pour les conseils d’école.
- Apporter une aide dans le traitement des demandes de dérogations et dans la gestion des crédits scolaires.
- Gérer et suivre la planification des sorties scolaires avec les prestataires.
Accueil physique et téléphonique du public
- Recevoir les administrés, répondre à leurs appels et les conseiller sur les procédures.
- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité.
- Développer des dispositifs d’information et de concertation avec les administrés.
- Transmettre les informations à la Responsable.
Remplacement du régisseur en cas d’absence uniquement sur la partie paiement
Compétences et Qualités requises
- Diplôme de gestion administrative (niveau minimum bac souhaité) ou bonne expérience
- Connaissance de l’environnement territorial souhaitée
- Connaissance des règles relatives à l’accès aux documents administratifs
- Connaissance des modalités de gestion de régies municipales souhaitée
- Savoir analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine
- Maîtriser les outils bureautiques (word, excel, …)
- Faire preuve de discrétion et respect de la confidentialité des informations
- Savoir rendre compte
- Etre autonome et réactif
- Faire preuve de rigueur
- Avoir le sens de l’organisation et de la gestion des priorités
- Etre capable de s’adapter
- Etre disponible
- Avoir un bon relationnel et le sens du contact avec le public
- Avoir l’esprit d’équipe
- Etre à l’écoute
- Faire preuve de discernement
- Savoir prendre du recul
- Respecter les horaires de travail
Spécificité du poste :
Travail du lundi au vendredi (avec 2 demi-journées non travaillées en fonction de l’ouverture au public)
Horaires réguliers avec amplitude variable en fonction des obligations de service
Rémunération : statutaire + régime indemnitaire + avantages divers (Chèques-Déjeuner, participation mutuelle), forfait transport et mobilité durable.
Rappel :
Poste à pourvoir : 1er mars 2025
Date limite de candidature : 17 janvier 2025
Adresser lettre de motivation et curriculum vitae, à l’attention de Monsieur le Maire d’IFS à l’adresse suivante :
Hôtel de Ville
Esplanade François Mitterrand – BP 44 – 14123 IFS
Ou par courriel à : recrutement@ville-ifs.fr - Site internet : www.ville-ifs.fr
14123 IFS
